Otimize tempo na sua clínica veterinária com estratégias valiosas para melhorar o controle de agenda. Aprenda a realizar integrações, automatizações e táticas que melhoram a gestão dos seus horários!

Pode parecer uma mera questão de organização, mas ter um controle de agenda eficiente vai tornar a sua clínica bem-sucedida. Afinal, a gestão do tempo e dos horários de atendimento tem o potencial de aumentar a produtividade, a satisfação dos clientes e a promoção de bem-estar aos profissionais.

A organização dos horários de atendimento permite fazer consultas e procedimentos em tempo adequado, sem comprometer os próximos clientes da agenda. Além disso, oferece pausas para que os profissionais tenham uma rotina mais equilibrada e recarregar as energias para investir na qualidade dos serviços.

Quer saber como todas essas vantagens podem ser obtidas com um bom controle de agenda na sua clínica veterinária? Confira 10 estratégias que vão fazer você ganhar tempo no seu dia a dia!

1.  Use agenda digital

Que tal começar com a digitalização dos processos? Deixe de lado as técnicas manuais e invista em sistemas que podem ser acessados de qualquer lugar que você estiver e permitem um melhor controle.

A agenda digital com o sistema em nuvem é excelente para diminuir erros. Com ela, você não vai ter mais o problema de duplicações de horários e consegue automatizar os processos para evitar conflitos de agendamentos.

Outra vantagem da agenda digital é a fácil integração a outros sistemas, como os de notificação aos pacientes. Dessa maneira, você facilita o reagendamento, garante a confirmação da presença dos clientes, tem menos trabalhos manuais para administrar na rotina da clínica veterinária e promove o sucesso do negócio.

2. Centralize a agenda

É totalmente comum que, atualmente, as clínicas tenham mais de um canal de atendimento, a fim de abranger um público mais amplo, no entanto, na agenda, é preciso centralizar todas as informações.

Sendo assim, organize o sistema de agendamento na sua clínica veterinária, para garantir a integração de canais, como atendimento presencial, telefone, WhatsApp, site e demais espaços de contato com o cliente. 

Esse é um cuidado muito importante para não ter conflitos de horários e garantir que todos os pacientes tenham o seu atendimento agendado. Por essa razão, treine a sua equipe para administrar os diferentes canais e centralizar a agenda.

3. Realize integrações

Não tem como falar de melhor controle de agenda, sem mencionar as integrações. Atualmente, a tecnologia trouxe diversos sistemas práticos, otimizados e eficientes para facilitar inúmeras tarefas do dia a dia, e a organização é uma delas.

A integração da agenda com outras ferramentas utilizadas na sua clínica veterinária vai agilizar diversos processos da rotina. Por exemplo, ao integrar o agendamento com o prontuário eletrônico e o sistema financeiro, é possível:

• organizar os dados do histórico do paciente;
• programar o pagamento e as possíveis cobranças;
• enviar as informações para que o setor de finanças do seu negócio tenha mais previsibilidade.

Se é você quem cuida do financeiro da clínica veterinária, o trabalho se torna ainda mais otimizado com a integração. Com isso, é possível calcular também os custos e tributações envolvidos com cada procedimento, automatizando a organização para lidar com as burocracias.

Tudo pode começar com a sincronização da agenda para desfrutar de todas essas vantagens. Assim, você otimiza tempo de atendimento, de gestão e até mesmo do seu cliente.

4. Envie lembretes automáticos

Um dos principais problemas na gestão de agenda de uma clínica veterinária é a ausência ou o atraso do paciente. Por esse motivo, criar estratégias para evitar esse tipo de problema vai deixar o fluxo de trabalho muito mais agradável. Além disso, você evita diversos prejuízos e pode reorganizar os horários disponíveis.

Para isso, utilize lembretes automáticos. Eles podem ser enviados aos profissionais da clínica veterinária e aos clientes, notificando os horários marcados.

Outra funcionalidade que pode ser implementada é a de confirmação de presença ou de reagendamento. Desse modo, se o cliente não puder comparecer, pode avisar com antecedência e liberar horário para outras pessoas.

Os lembretes podem ser emitidos 24 horas antes da consulta e algumas horas antes do horário marcado. Nessa notificação, confirme também os dados do paciente (como nome e raça) e a localização da clínica veterinária para evitar erros.

A estratégia pode ser usada até mesmo para conquistar os seus clientes. Afinal, as notificações podem contar com mensagens personalizadas, o que traz uma atenção especial para cada tutor e o seu pet.

5. Permita a flexibilidade da agenda

Dificilmente você vai conseguir garantir um bom controle de agenda da clínica veterinária se manter os horários rígidos e com poucos intervalos. Além de tornar a rotina exaustiva, torna-se mais fácil perder a oportunidade de lidar bem com imprevistos.

Todo mundo sabe que quando o assunto é gestão de tempo no atendimento veterinário, é muito difícil ter precisão na previsibilidade. Portanto, é importante deixar alguns minutos entre um atendimento e outro para evitar que o cliente espere por muito tempo, caso ocorra um atraso ou seja necessário reorganizar o espaço para atendê-lo.

Outra dica de flexibilidade na agenda de clínica veterinária é a disponibilidade de horários fora do convencional. Isso ajuda a atender a casos de emergência e a clientes que não conseguem levar o animal de estimação para atendimento médico dentro do horário comercial.

6. Organize de acordo com os horários

Os horários de atendimento precisam estar bem-definidos para os profissionais antes mesmo de serem divulgados para o público. Sendo assim, por que não tirar alguns minutos para fazer um planejamento estratégico?

Com base nos dados da sua própria clínica veterinária, faça uma avaliação do tempo médio de atendimento para cada tipo de procedimento realizado no espaço. Com isso, é possível oferecer uma estimativa ao cliente e separar tempo na agenda suficiente para realizar as consultas sem pressa.

Além disso, organize os horários com base no tipo de procedimento. Por exemplo, separe um período para se dedicar a atendimentos similares, como vacinas, o que ajuda a otimizar tempo e agilizar a atenção especial para cada paciente.

Evite também sobrecarregar apenas um profissional. Divida bem os horários para ter flexibilidade para lidar com atrasos dos pacientes, ao mesmo tempo em que não haja muito tempo de ócio para cada veterinário.

7. Conheça bem os tutores que frequentam a clínica

Uma agenda otimizada é também personalizada. Por isso, é interessante prestar atenção redobrada no perfil dos clientes atendidos na sua clínica veterinária. Isso vai ajudar a ter um melhor controle do tempo de atendimento e da gestão de horários.

O histórico dos clientes que já levaram os pets para serem atendidos na sua clínica é muito relevante. Desse modo, é possível adaptar também os horários de atendimento de acordo com o perfil de cada pessoa.

Os clientes mais pontuais podem ser destinados aos horários com maior demanda, uma vez que existe um baixo risco de atraso, o que ajuda a cumprir o prazo dos atendimentos marcados. Já os clientes que costumam atrasar podem ser colocados em espaços mais flexíveis de tempo, a fim de melhorar o planejamento de acordo com a imprevisibilidade.

8. Tenha um tempo de pausa entre as consultas

É sempre importante reforçar a necessidade de pausas entre as consultas. Esses intervalos ajudam na regulação emocional e cognitiva, além de fazer com que o profissional tenha mais bem-estar na clínica. Afinal, trabalhar por muitas horas seguidas leva a prejuízos para o corpo e a mente, segundo diversos estudos. 

A boa notícia é que pausas rápidas já ajudam a aliviar o estresse, preparar-se para um próximo atendimento e cuidar das necessidades básicas de cada profissional. Um intervalo de 10 a 15 minutos depois de 3 consultas, por exemplo, vai ajudar a lidar com imprevistos, melhorar a qualidade dos serviços e evitar a sobrecarga no trabalho.

9. Gerencie o tempo de cada consulta

O gerenciamento de agenda depende diretamente da gestão de tempo na consulta. Para não ter atrasos ao longo do dia, é interessante criar um padrão de atendimento. Dessa forma, é possível oferecer todos os cuidados necessários para o pet, sem se atrasar ou prejudicar a qualidade dos serviços.

Ter o tempo padrão para cada tipo de procedimento ajuda muito na organização. Junto a isso, ter um protocolo para otimizar a anamnese e analisar exames antigos permite se adiantar em vários processos. Para não extrapolar muito o tempo de consulta, vale a pena também usar um cronômetro ou manter a atenção ao relógio.

10. Conte com um software específico

Utilize programas que facilitem a rotina e o controle de agenda da clínica. O ZettaPet, por exemplo, é especializado no mercado pet e traz inúmeras facilidades para os veterinários, como:

• integração de prontuários eletrônicos;
• agendamento online a qualquer momento;
• seção de controle financeiro e de estoque;
• emissão de lembretes automáticos.

Melhore a sua produtividade com um sistema veterinário completo para usar na sua clínica. Desse modo, você ganha um diferencial competitivo para conquistar o seu espaço no mercado.

Em geral, a regra para ter um bom controle de agenda é a organização e o foco em atendimento humanizado. Com a experiência na clínica veterinária e a atenção especializada a cada paciente, é possível estimar o tempo médio por consulta ou procedimento e usar esses dados para criar um padrão de pontualidade.

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